Planejamento e controle orçamentário

É uma fase importante do planejamento estratégico e por diversas vezes esquecido ou relegado a menor importância durante o ato de elaboração do planejamento estratégico das empresas. O impacto disso, por vezes, é termos um planejamento estratégico no papel, sem poder mensurar seus resultados ou pior, tendo um descolamento total entre o que foi planejado e o realizado. O Planejamento orçamentário nada mais é que o reflexo financeiro (e, portanto, numérico e mensurável) das ações definidas pela estratégia da empresa.

Em sumo, o planejamento orçamentário inicia nos princípios gerais de planejamento da empresa, onde são determinadas as diretrizes, as premissas, os cenários e com isso são elaborados os planos em níveis táticos (plano de vendas ou marketing, plano de produção e suprimentos, plano de investimentos e plano de recursos humanos). Todos esses planos são agora transformados em planos operacionais, com estimativas então o orçamento (ou budget em inglês) oficial.

As peças básicas que compõem o sistema orçamentário são o balanço patrimonial, a demonstração de resultado e o fluxo de caixa. Portanto, a contabilidade deixa de ser uma ferramenta puramente de registro ou de apuração fiscal, para ser uma ferramenta que apoie a gestão no controle e na tomada de decisão. É fundamental ter uma contabilidade ágil no fornecimento de informações e com um sistema confiável, para que o processo de controle seja dinâmico. Se depender de informações gerenciais controladas a parte, há grande risco de perda de informação e de controle da realidade.

O que se consegue através do budget?

ü  Efetuar análises de composição do endividamento,

ü  Perfil da dívida,

ü  Liquidez,

ü  Posição de caixa,

ü  Necessidade de capital de giro,

ü  Lucratividade,

ü  Rentabilidade sobre o investimento realizado

ü  Vínculo com o Business Plan

Tipos de Budget:

Existem diversos modelos, não há uma fórmula específica ou mágica. Cada modelo deve se adequar a necessidade e realidade de cada empresa.  Abaixo vamos citar 3 modelos, os mais básicos utilizados e os preferenciais para quem ainda não tem a cultura de controle de budget.

1. Orçamento base zero

O orçamento base zero é aquele onde não há parâmetros históricos de referência (ou decide-se não os usar).  Cada item do plano tem que ser pesquisado de acordo com o mercado ou com os objetivos a serem atingidos. As vendas, por exemplo, devem ser planejadas de acordo com estimativas esperadas, já que não há histórico de comportamento. Já as despesas com telefonia por exemplo, tem que ser  pesquisadas com a necessidade esperada da empresa e o valor normal de mercado.

É o tipo de orçamento mais trabalhoso, e por isso mais moroso de ser elaborado, porém seria o melhor já que todas as premissas são reavaliadas sempre, sem contaminação histórica, uma vez que o passado nem sempre garante o comportamento futuro.

1. Orçamento empresarial

É o orçamento mais usualmente utilizado. É baseado em desempenho histórico onde já há uma base de comportamento das contas ou já se conhece melhor os números e as performances. Com base no histórico e com as diretrizes estratégicas esse orçamento é elaborado. É o mais rápido a ser elaborado (em comparação com os demais) e com mais fundamentação.

1. Orçamento contínuo

Ou rolling forecasting.  É um modelo de budget onde há atualização constante do mesmo. O budget é elaborado, para 12 meses, por exemplo, seja pelo método de base zero ou empresarial. A cada mês que realiza o orçamento ele é revisto, readequando os objetivos nos próximos meses e acrescentando mais um mês. Com isso sempre haverá 12 meses de budget projetados.

É o modelo ideal para empresas onde o produto tenha um ciclo de vida curto e ambiente que exige mudanças rápidas do desempenho da empresa e curto prazo de planejamento, onde há mudanças constantes e também para empresas que não se adaptam ao modelo de budget anual.

A Valuup consultoria presta serviços de aconselhamento, planejamento, implantação e até outsorcing de planejamento e controle orçamentários, buscando auxiliar o seu cliente na melhoria do seu desempenho e liberando o mesmo para que foque na sua atividade fim.

As 10 maiores armadilhas do orçamento:

Fonte: HSM Management 32 maio-junho 2002

1. Conduzir os processos de traz para frente: entrar direto no processo sem antes formular o planejamento estratégico.

2. Estimar custos no escuro: é necessário ter conhecimento sobre os custos da empresa, e não simplesmente orçar qualquer valor tentando o adivinhar

3. Começar de cima para baixo: o orçamento deve ser feito respeitando uma hierarquia, sendo escutado por todos os setores e de interesse as necessidades de cada um.

4. Atingir as metas a qualquer custo: atingir as metas sem manipulações;

5. Tratar o orçamento com um mandamento gravado em pedra: o orçamento deve ser alocado com informações recentes e não dados já desatualizados. Começando a elaboração do orçamento por partes

6. Apegar-se as planilhas: usar métodos diferentes além das planilhas, de preferência programas embasados na realidade da empresa.

7. Tentar colocar um cilindro em um orifício quadrado: cada empresa tem um software atendendo as suas necessidades, sendo assim, não necessária a compra de um vasto sistema que não atenda suas expectativas.

8. Usar o orçamento como plano de negócios: as empresas devem entender que plano de negócios tem a haver com riscos e oportunidades e precisa ser mais realista, diferente do orçamento.
9. Minimizar a importância das variações: investigar as falhas e variações dos valores e ações tomadas. Fazendo os funcionários entender da importância do cumprimento das metas.
10. Passar automaticamente para previsão móvel: passar a atualizar as previsões em curtos períodos, funcionando melhor quando há variabilidade significativa no negócio